Geschäft: Gesetz über Aktenführung und Archivierung

Präsidentin der vorberatenden Kommission: Die vorberatende Kommission verzichtete auf eine Sitzung zur Beratung des Ergebnisses der 1. Lesung des Kantonsrates. Sie beantragt, auf die Vorlage in 2. Lesung einzutreten.

Ratspräsident: Die Vorlage ist in 2. Lesung durchberaten und geht zur Vorbereitung der Schlussabstimmung an die Redaktionskommission.

(im Namen der SVP-Fraktion): Auf die Vorlage ist einzutreten und den Anträgen der vorberatenden Kommission ist zuzustimmen.

Die Datenmenge hat in den letzten Jahrzehnten stark zugenommen. Dabei hat sich die Art der Daten stark verändert und vermehrt. Früher wurden Dokumente auf Pergament geschrieben und waren damit für eine dauerhafte Ablage und Archivierung sehr gut geeignet. Heute werden viele Daten und Dokumente elektronisch hergestellt, versandt und abgespeichert. Diese neue Ausgangslage muss ein Gesetz über Aktenführung und Archivierung berücksichtigen. Für die diesem Gesetz unterstellten Amtsstellen und Körperschaften entstehen klare Voraussetzungen, wie die Archivierung und die Abgabe an das Staatsarchiv zu erfolgen haben, damit dieses die Daten, Papiere sowie allenfalls andere Gegenstände zur dauerhaften Aufbewahrung übernehmen kann. Die SVP-Fraktion ist einverstanden, die bis jetzt in einer Verordnung geregelte Aktenführung und Archivierung neu in einem Gesetz zu reglementieren. Somit korrespondieren zukünftig Datenschutz und Aktenführung zusammen mit der Archivierung auf der gleichen Ebene.

Die SVP-Fraktion unterstützt den Antrag der vorberatenden Kommission, der vorsieht, dass die Spezialgemeinden das Archivgut den politischen Gemeinden zur Archivierung übergeben können. Es wäre nicht sinnvoll, wenn die kleinen Kooperationen eine eigene Archivierung sicherstellen müssten.

(im Namen der GRÜ-Fraktion): Auf die Vorlage ist einzutreten und den Anträgen der vorberatenden Kommission ist zuzustimmen.

Selektive Archivierung: Für die GRÜ-Fraktion ist es heikel, dass die meisten Daten selektiv archiviert werden. Sie denkt dabei an sensitive Bereiche wie z.B. Akten von Vormundschaften oder im Bereich der künstlichen Befruchtung. Denn, was uns heute als richtig und unproblematisch erscheint, sehen unsere Kinder möglicherweise völlig anders. Wichtig ist, dass die zuständigen Archivare die individuelle Bedeutung von Dossiers erkennen. Bei Vorgängen, die tiefgreifende behördliche Eingriffe in die Biographie von Betroffenen bedeuten, ist eine dichte oder gar vollständige Datenüberlieferung anzustreben, damit die Nachweisbarkeit im Einzelfall auf Dauer erhalten bleibt. Daraus ergibt sich, dass dem Archivar von Seiten Verwaltung keine Einschränkungen oder Vorgaben gemacht werden dürfen.

Die elektronische Archivierung: Diese wird als schwierigste Herausforderung bezeichnet, weil sie im Spannungsfeld der Vertraulichkeit, der intakten Überlieferung und dem Schutz Dritter steht. Die GRÜ-Fraktion möchte hier einen Punkt speziell hervorheben: Mit Blick auf die drei genannten Spannungsfelder sollte das Archivgut der Öffentlichkeit auch im Internet zur Verfügung gestellt werden. Dieser im Gesetz nicht enthaltene Punkt sollte in der Verordnung geregelt werden. Diese Zugangsmöglichkeit würde mittelfristig Ressourcen schonen und erlauben, Forschungsarbeiten zuerst einmal ohne Archivbesuch vorzubereiten.

(im Namen der CVP-Fraktion): Auf die Vorlage ist einzutreten und den Anträgen der vorberatenden Kommission ist zuzustimmen.

Die CVP-Fraktion begrüsst den vorgelegten Entwurf, insbesondere auch die im Grundsatz angestrebte einheitliche Regelung der Archivierung auf Ebene Kanton und Gemeinde. Weil in diesem Gesetz unterschiedlich grosse Körperschaften angesprochen werden, ist aber die Verhältnismässigkeit zu wahren. Zu diesem Aspekt wurden in der vorberatenden Kommission Fragen gestellt. Deren Beantwortung erlaubt nach Einschätzung der CVP-Fraktion den Schluss, dass eine pragmatische Umsetzung des Gesetzes erwartet werden kann.

Ratspräsident: Die Vorlage ist in 1. Lesung durchberaten und geht zur Vorbereitung der 2. Lesung zurück an die vorberatende Kommission.

(im Namen der SP-Fraktion): Auf die Vorlage ist einzutreten.

Die SP-Fraktion erachtet es als sinnvoll, die beiden bestehenden Verordnungen über das Staatsarchiv und die Gemeindearchive zusammenzufassen und in einer Gesetzesvorlage zu verbinden. Die Regierung hat das Postulat 43.04.16 «lnformationssicherung für künftige Generationen - Konzept für das Staatsarchiv» mit gebührender Ernsthaftigkeit zur Gesetzesvorlage ausgearbeitet. Es steht besonders dem Kanton St.Gallen mit seinem einzigartigen schriftlichen Erbe gut an, sich ausdrücklich um eine professionelle Archivierung auch der modernen Geschichte zu kümmern. Die SP-Fraktion ist der Meinung, dass das vorliegende Gesetz die Voraussetzungen dazu schafft. Die Vorlage zeigt, dass sich der Kanton den neuen und anspruchsvollen Herausforderungen moderner Aktenführung und Archivierung stellen will. Die angestrebte Einheitlichkeit im Umgang mit Akten und deren Archivierung auf Kantons- wie auch auf Gemeindeebene ist zu unterstützen. Dass dabei das Staatsarchiv als oberstes kantonales Fachorgan die Führung übernehmen und die Zusammenarbeit mit den Gemeindearchiven leiten soll, unterstützt dieses Bestreben im richtigen Sinn. Die SP-Fraktion denkt aber, dass das Staatsarchiv mehr Ressourcen zur Unterstützung der Gemeindearchive zur Verfügung haben müsste. Die dafür benötigten 50 Stellenprozente, die auf S. 7 in Botschaft und Entwurf der Regierung erwähnt werden, sind deshalb mittelfristig anzustreben. Die SP-Fraktion nimmt zur Kenntnis, dass der Personalbestand des Staatsarchivs immer noch sehr bescheiden dotiert und der Wunsch nach Aufstockung angesichts der grossen und wichtigen Aufgabe durchaus nachvollziehbar ist. Letztlich übernimmt die Gesetzesvorlage auch gewisse Anweisungen aus dem Datenschutzgesetz. Die SP-Fraktion ist der Auffassung, dass die Vorlage mit den vorgeschlagenen Schutzfristen und den weiteren Bestimmungen dieser Verantwortung genügend nachkommt. Ihr ist es auch klar, dass es sich nicht um eine Bauvorlage handelt. Dennoch wird sie sich an entsprechender Stelle noch eine Bemerkung dazu erlauben.

Präsidentin der vorberatenden Kommission: Auf die Vorlage ist einzutreten. Die vorberatende Kommission stimmt der Vorlage zum Gesetz über Aktenführung und Archivierung mit 15:0 Stimmen zu. Am 20. Oktober 2010 trafen sich die 15 Mitglieder der vorberatenden Kommission zu einer halbtägigen Sitzung für die Beratung des Geschäfts. Nebst der Vorsteherin des Departements des Innern waren Beda Meier, stellvertretender Generalsekretär, Katrin Meier, Leiterin Amt für Kultur, und Stefan Gemperli, Leiter Staatsarchiv, an der Sitzung anwesend.

Zum thematischen Einstieg liessen sich die Kommissionsmitglieder einen Einblick ins Staatsarchiv geben. Während der knapp einstündigen Führung in drei Gruppen erfuhren sie von Stefan Gemperli und seinem Team viel Wissenswertes über die drei Hauptbereiche des Staatsarchivs sowie zum Geschäftsthema. Die Kommissionsmitglieder konnten sich davon überzeugen, dass es sich beim Staatsarchiv nicht einfach nur um ein grosses Ablagesystem im Untergeschoss des Nordflügels der St. Galler Pfalz handelt, sondern um einen wichtigen Ort mit interessanten historischen Dokumenten und wertvollen Schätzen. Deshalb muss dem Staatsarchiv und einer sauberen sowie zweckmässigen Aktenführung und Archivierung auch in Zukunft Sorge getragen werden, und es gilt, sich der knappen und engen Raumverhältnisse anzunehmen. Pro Jahr werden rund 120 bis 150 Laufmeter Archiv erschlossen, sodass der zurzeit noch vorhandene Platz im Jahr 2018 vollständig aufgebraucht sein wird. Katrin Meier und Stefan Gemperli schilderten die zu Beginn des Jahrtausends herrschenden Zustände. 2002 lagen zahlreiche, unverarbeitete Unterlagen im Staatsarchiv herum, und es brauchte 570 Stellenprozente, um die Aufarbeitung zu bewältigen. Die Lagerflächen waren viel zu knapp bemessen, und 2003 musste gar ein Aktenanlieferungsstopp wegen der zu engen Raumverhältnisse angeordnet werden. Der Auftrag, Behörden zu beraten und zu begleiten, konnte unter diesen Umständen nicht mehr wahrgenommen werden.

Unterdessen hat sich der Zustand um ein Vielfaches verbessert. Der Bestand der nicht verarbeiteten Unterlagen konnte halbiert werden, und die Akten aus den Zwischenlagern werden sukzessive abgearbeitet. Das Staatsarchiv darf heute als moderner Dienstleistungsbetrieb im Bereich Aktenmanagement und Archivierung bezeichnet werden. Heute teilen sich 14 Personen 1160 Stellenprozente und sind für eine reibungslose archivarische Aktenverwaltung von 11 Laufkilometern sowie für die Konzeptionierung der elektronischen Langzeitarchivierung und Sicherung des audiovisuellen Erbes verantwortlich. Ein Blick in die Zukunft zeigt, dass die Informationsflut steigen wird und die Archivbestände zunehmen werden. Technologische Entwicklungen bringen zudem neue Herausforderungen mit sich, und zeitgemässe Angebote wegen veränderter Informationsbedürfnisse werden notwendig. Die Informationsgesellschaft stellt Behörden, Verwaltung und insbesondere öffentliche Archive vor vielfältige Herausforderungen. Zudem will der Staat gegenüber der Öffentlichkeit dem Trend zu mehr Transparenz Rechnung tragen. Das seit Januar 2009 rechtsgültige Datenschutzgesetz veranlasst, auch die Archivierung auf Gesetzesstufe zu regeln. Datenschutz- und Archivierungsgesetzgebung stehen in engem Zusammenhang. Der Kanton St.Gallen ist einer der letzten Deutschschweizer Kantone, der ein Archivgesetz erlässt. Die Hauptelemente eines zeitgemässen Archivrechts sind:

• Anbietepflicht inkl. Materialdefinitionen;

• Regelung von Kompetenzen (Zuständigkeit bei der Bewertung von Akten);

• Recht auf Benutzung (inkl. Schutzfristen);

• Schutz der Persönlichkeit (Recht der Betroffenen an Akten).

Die Regierung beantragt in ihrer Botschaft vom 10. August 2010 dem Kantonsrat, auf ein Gesetz über Aktenführung und Archivierung einzutreten. Die vorberatende Kommission unterstützt das Vorhaben der Regierung, mit einem Gesetz einheitliche Rechtsgrundlagen für ein zeitgemässes, staatliches lnformationsmanagement zu schaffen, einstimmig.

Es liegt ein schlanker Gesetzesentwurf vor. Das neue Gesetz soll sich an Kantons- sowie auch an Gemeindebehörden richten. Die Gemeindearchivare werden vom Staatsarchivteam wenn immer möglich fachlich unterstützt. Mit Blick auf die Kontrollorgane und die Bürgerinnen und Bürger erachtet die vorberatende Kommission die fachliche Unabhängigkeit der Archive – insbesondere diejenige des Staatsarchivs – als unerlässlich. Sie ist auch der Ansicht, dass die Umsetzung des Gesetzes mit Augenmass erfolgen soll, vor allem, weil es für kleinere Gemeinden anspruchsvoll sein kann, die neuen Vorgaben einzuhalten. Die vorberatende Kommission stellt deshalb zu Art. 5 Abs. 2 und Abs. 3 (neu) einen entsprechenden Antrag.

(im Namen der FDP-Fraktion): Auf die Vorlage ist einzutreten und den Anträgen der vorberatenden Kommission ist zuzustimmen.

Für die FDP-Fraktion ist die Archivierung und Aktenführung ein wichtiges Anliegen. Angesichts der Flut von Informationen sowie neuer Kommunikationstechnologien und Datenträgern ist Professionalität eine undabdingbare Voraussetzung. Beim Besuch des Staatsarchivs erhielt die vorberatende Kommission einen sehr guten Eindruck von professionellen und motivierten Mitarbeitern. Im Weiteren sollen Bürgerinnen und Bürger nachvollziehen können, was öffentliche Organe leisten, gerade auch in Bezug auf Aktenführung und Archivierung. Nach Ansicht der FDP-Fraktion wird das Gesetz diesen Anforderungen gerecht und bleibt gleichzeitig sehr schlank. Wie schon erwähnt wurde, könnten eher bei der Umsetzung Probleme entstehen. Hier werden dann Pragmatismus und Augenmass gefragt sein, damit die Sache nicht plötzlich sehr teuer wird. Die FDP-Fraktion erlaubt sich noch den Hinweis, dass es sich im vorliegenden Fall nicht um eine Bauvorlage handelt. Dieser Eindruck könnte aufgrund von Botschaft und Entwurf der Regierung und der Diskussionen in der vorberatenden Kommission entstehen. In Botschaft und Entwurf der Regierung ist auf S. 10 f. unter Punkt 3.3.4 den «Perspektiven künftiger Raumentwicklungen» ein Abschnitt gewidmet, in dem es u.a. heisst: «Damit könnte - ein optimaler Planungs- und Bauablauf vorausgesetzt - die Fertigstellung des Neubaus für das Staatsarchiv an der Moosbruggstrasse bis ins Jahr 2018 in Aussicht gestellt werden.» Nach Ansicht der FDP-Fraktion hat das jetzt zur Beratung vorliegende Gesetz nichts mit einem allfälligen Neubau zu tun und präjudiziert einen solchen auch nicht.

Ratspräsident: Das Präsidium sieht eine Eintretensdebatte vor.

Regierungsrätin: Ich freue mich über die positive Aufnahme dieses schlanken, aber wichtigen Gesetzes. Wir werden Pragmatismus und Augenmass nicht verlieren, denn das Staatsarchiv wächst schneller als die Ressourcen. Deshalb sind Pragmatismus und Augenmass Überlebensstrategie. Ich bin froh über die Fachkapazitäten, sodass auch elektronische Daten fachgerecht archiviert werden können und allfällige Lücken verhindert werden können.

Zu den Gemeindearchiven: Im Moment gibt es einfach zu wenig finanzielle Mittel für eine Erweiterung des Personalbestands. Dieses Anliegen bleibt deshalb vorderhand als Wunsch auf der Liste bestehen. Ich denke aber, dass das Gesetz den Gemeinden genügend Hilfestellung gibt, ihre Archive selbst zu unterhalten und zu pflegen.

Zur Bauvorlage: Dieses Gesetz ist ganz klar keine Bauvorlage. Ich möchte aber an dieser Stelle etwas zur Geschichte des Archivgesetzes sagen. Ursprünglich hatte die Regierung vom Kantonsrat den Auftrag erhalten, einen Bericht zum Postulat 43.04.16 «lnformationssicherung für künftige Generationen - Konzept für das Staatsarchiv» auszuarbeiten. In diesem Zusammenhang hat sie sich gesagt, dass sie ein Gesetz machen möchte, das alles pragmatisch Wichtige sowie auch eine Aussage über bauliche Massnahmen enthält. Es ist klar, dass es gelegentlich eine bauliche Verbesserung braucht. Seit 20 Jahren steht das Staatsarchiv beim Baudepartement auf der Investitionsliste. Mittlerweile drängen nun auch das Wachstum des Archivs und die ungünstigen Arbeitsplatzbedingungen auf bauliche Veränderungen. Unter Punkt 3.3.4 in Botschaft und Entwurf der Regierung wollten wir darauf hinweisen, dass an der Moosbruggstrasse eine grössere Planung besteht. Dabei geht es darum, dass wenn einst die Räume des Sicherheitszentrums frei werden, das Staatsarchiv dorthingehen könnte. Langfristig gesehen ist das zumindest ein Schritt nach vorne. Das vorliegende Gesetz ist jedoch in keiner Weise eine Bauvorlage. Die Regierung hat es einfach als wichtig erachtet, die bauliche Zukunftsfrage in einem Weitwurf klären und das Postulat beantworten zu können. Für eine Bauvorlage wird es später - zu gegebenem Zeitpunkt - ein separates Geschäft geben.